Advies lokale horeca gebruik eenvormig registratieformulier

Omdat er onduidelijkheid is over de registratie in kader van COVID-19 bij een bezoek aan de horeca en om dit zo privacyvriendelijk te laten plaatsvinden, wordt de lokale horeca aangeraden dit formulier van de FOD economie te gebruiken.

Het formulier is ontworpen door privacystichting Ministry of Privacy in opdracht van Horeca Vlaanderen en onder impuls van privacyminister Philippe De Backer. Het bevat alle noodzakelijke informatie over de gegevensverwerking zoals bewaartermijn, verwerkingsgrond enz., op deze manier zijn lokale horeca-uitbaters volledig juridisch gedekt.

De bewaartermijn van deze registratieformulieren is 14 dagen. De gegevens mogen dus niet langer bijgehouden worden dan deze termijn. De gegevens mogen door de horeca-uitbaters ook voor geen enkel ander doeleinde gebruikt worden. Enkel het invullen van e-mailadres of telefoonnummer is in principe verplicht.

Volgende werkwijze wordt aangeraden voor de vernietiging van de gegevens: de horeca-uitbaters houden alle formulieren van een bepaalde datum bij in een gesloten envelop waarop de desbetreffende datum geschreven staat. De envelop wordt bij voorkeur verzegeld met plakband en de handtekening van de verantwoordelijke voor die dag op de plakrand. Elke dag wordt de envelop van twee weken voordien vernietigd. Andere werkwijzen om te garanderen dat de info na 14 dagen vernietigd wordt, zijn natuurlijk ook oké.