Evenementenloket

INLEIDING

Je organiseert een fuif, straatfeest, rommelmarkt...?
Dan heb je de toelating nodig van de gemeente.
 
Hiervoor dien je het algemeen aanvraagformulier te gebruiken. Alle gegevens worden gebundeld in één document waardoor het gemakkelijker is voor de gemeente om de omvang van het evenement in te schatten.

WAT?

Wil je in onze gemeente een evenement organiseren?

Via het algemeen aanvraagformulier kan je op een eenvoudige manier alle gegevens bezorgen aan het gemeentebestuur. Het evenementenloket behandelt je aanvraag, voert een risicoanalyse uit en maakt de nodige toelatingen op.

WAAROM?

Het organiseren van een evenement is niet altijd even gemakkelijk, als organisator moet je aan talrijke zaken denken en ben je gebonden aan enkele wettelijke verplichtingen.
Met het evenementenloket willen we je helpen om jouw evenement zo vlot en veilig mogelijk te laten verlopen.

VOOR WIE?

Indien jouw evenement (grondgebied Sint-Pieters-Leeuw) voldoet aan één van onderstaande aspecten moet je alvast het digitaal formulier invullen:

• Een openbaar (voor het grote publiek toegankelijk) evenement ongeacht de locatie (toelating burgemeester nodig!)
• Een privé-evenement dat doorgaat op de openbare ruimte en/of privaat domein (niet in uw thuisomgeving):
  • duurt uw evenement later dan 01.00u, speelt u elektronisch versterkte muziek luider dan 85 dB(A), schenkt u cocktails: aanvraag via het evenementenloket
  • in alle andere gevallen: meldingsplicht -- een mailtje met de vermelding van uw naam, contactgegevens, locatie en geschat aantal gasten mag gestuurd worden naar evenementen@sint-pieters-leeuw.be

Indien na de kennisgeving (meldingsplicht) blijkt dat er specifieke risico’s aan het evenement zijn verbonden, gaan er de nodige adviezen opgemaakt worden waaraan de organisator zich dient te houden. 

VOOR WIE NIET?

• Evenementen die binnen de ‘reguliere werking’ van een bepaalde organisatie vallen en die we eerder kunnen beschouwen als ‘dagdagelijkse’ activiteiten.
  Bijvoorbeeld: een voetbalwedstrijd van de lokale voetbalploeg. Wanneer deze voetbalclub echter een eetfestijn of een groot tornooi organiseert moet men dit wel aanvragen.
   
• Privé-evenementen: wanneer het doorgaat in uw thuisomgeving. De wetgeving op geluidsoverlast blijft natuurlijk van kracht.

PROCEDURE?

Je moet slechts 1 formulier invullen om al je aanvragen, meldingen, enz. door te geven aan het gemeentebestuur.
Wij zorgen voor de interne afhandeling van je aanvraag en brengt je op de hoogte van de genomen beslissing en/of adviezen.
We nemen ook contact op met alle diensten die nodig zijn voor een veilig verloop van jouw evenement, zoals de politie, de brandweer, enz.

Voor ‘grootschalige publiek toegankelijke evenementen moet de aanvraag minstens drie maanden vooraf worden ingediend.
Voor ‘kleinschalige publiek toegankelijke evenementen moet de aanvraag minstens 45 dagen vooraf worden ingediend.

Voor ‘privé evenementen’ dient men een aanvraag in te dienen, afhankelijk van de aard van het evenement, minstens 45 dagen vooraf.

Dien je je aanvraag voor het organiseren van een evenement laattijdig in, dan kan het resultaat een gemeentelijke administratieve sanctie zijn of dat je aanvraag niet goedgekeurd wordt!