Openbaarheid van bestuur

Elke overheid in Vlaanderen is verplicht om haar burgers zo goed mogelijk te informeren. De Vlaamse overheid, de provincies, gemeentebesturen, OCMW's en andere besturen moeten u duidelijke informatie geven over hun beleid en over hun dienstverlening. Ze doen dat bijvoorbeeld via een infoblad, via brieven, via het jaarverslag, tijdens informatievergaderingen, aan de telefoon of aan het loket. Ook op het internet is er steeds meer informatie van overheden te vinden. Krijgt u een brief van een overheid, dan moet daar steeds de naam en het telefoonnummer op staan van de persoon die uw dossier behandelt.

Als u zelf een vraag hebt voor de overheid, dan kunt u die natuurlijk gewoon stellen aan uw dossierbehandelaar, of aan de ambtenaar aan het loket of de telefoon. Die zal u zo goed mogelijk verder helpen. Weet u helemaal niet bij welke overheid u moet zijn met uw vraag, dan kunt u gratis bellen naar de Vlaamse Infolijn op het nummer 1700. De Vlaamse Infolijn verwijst u door naar de juiste instantie of persoon.

U mag de documenten van de overheid inkijken

Het kan ook gebeuren dat u een document van een overheid wilt inkijken, bijvoorbeeld het milieurapport van een bedrijf in uw buurt, een dossier over de aanleg van een weg, ... Het inzagerecht in bestuursdocumenten wordt geregeld door het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Dat decreet geldt voor zowat elke overheid in Vlaanderen. In principe zijn alle bestuursdocumenten openbaar. U kunt ze inkijken, er meer uitleg over vragen of er een kopie van krijgen. De overheid bestuurt immers in alle openheid. Er zijn echter een aantal uitzonderingen, om andere belangen te beschermen. Als u precies wilt weten welke uitzonderingen een overheid mag inroepen om een document niet openbaar te maken, dan kunt u het best het decreet erop naslaan. Het gaat bijvoorbeeld om geheimhoudingsverplichtingen, de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, het economische belang van de overheid, de openbare orde. De overheid moet in detail motiveren waarom ze uw aanvraag afwijst als ze vindt dat een uitzondering van toepassing is. Het is ook mogelijk dat een bestuursdocument maar gedeeltelijk openbaar wordt gemaakt, als een deel van de informatie vanwege de bovenvermelde uitzonderingen niet vrijgegeven mag worden. Als een bestuursdocument nog niet af is, of onvolledig, dan kan uw aanvraag ook afgewezen worden. De overheid moet dan immers afwegen of er misverstanden kunnen ontstaan doordat nog niet alle informatie is opgenomen in het document.

Hoe kunt u uw aanvraag indienen om een bestuursdocument in te kijken?

U moet uw aanvraag om een bestuursdocument in te kijken of een kopie ervan te krijgen schriftelijk indienen. Dat mag per brief, per fax, per e-mail, of door persoonlijk een briefje te overhandigen. Vermeld zo duidelijk mogelijk wat u precies wilt: welke documenten, in welke vorm. Ook uw naam en adres mogen natuurlijk niet ontbreken.

In bepaalde gevallen zult u zelf uw identiteit moeten bewijzen en aantonen dat diegene van wie de informatie afkomstig is, heeft ingestemd met de openbaarmaking. Dat is zo als de aanvraag betrekking heeft op de persoonlijke levenssfeer, vertrouwelijke, commerciële of industriële informatie, of informatie die door derden werd verstrekt zonder dat ze daartoe verplicht werden en die ze uitdrukkelijk als vertrouwelijk hebben bestempeld.

U moet normaal niet aantonen dat u belang hebt bij het openbaar maken van een bestuursdocument, tenzij het gaat om informatie van persoonlijke aard. Als het gaat om milieu-informatie hoeft u nooit een belang aan te tonen.

Richt uw aanvraag aan de overheidsdienst die over het bestuursdocument beschikt, of aan de communicatieambtenaar van die overheid. De communicatieambtenaar stuurt uw aanvraag zo snel mogelijk door naar de juiste dienst. Ook als u uw aanvraag bij de verkeerde dienst hebt ingediend, moet die er zo snel mogelijk voor zorgen dat ze juist terechtkomt. U wordt daarvan op de hoogte gebracht. 

Over vragen, antwoorden en termijnen

Als uw aanvraag te algemeen geformuleerd is, of onredelijk is (bijvoorbeeld een massa kopieën vergt), dan zal men u vragen om uw aanvraag te specificeren of te vervolledigen. De overheid in kwestie zal u daar ook zo veel mogelijk bij helpen. Blijft uw aanvraag te algemeen of onredelijk, dan wordt uw aanvraag afgewezen.

Zodra uw aanvraag bij de juiste dienst is terechtgekomen, wordt ze geregistreerd. Vanaf die datum beginnen de termijnen te lopen. Binnen vijftien dagen krijgt u normaal een antwoord met de beslissing. Als die positief is, krijgt u binnen dertig dagen inzage of een kopie. Als er meer tijd nodig is om de informatie te verzamelen of om na te gaan of er een uitzondering van toepassing is, dan krijgt u bericht dat die termijn met vijftien dagen verlengd wordt. U krijgt dan bij een positieve beslissing binnen de vijfenveertig dagen inzage of een kopie. De inzage en de uitleg zijn gratis. Voor een kopie kan de overheidsdienst een redelijke kostprijs vragen.

U mag de verkregen bestuursdocumenten niet gebruiken voor commerciële doeleinden, tenzij het gaat om milieu-informatie.

Is de beslissing negatief, dan kunt u beroep aantekenen. Hoe u dat kunt doen staat bij de beslissing vermeld.